Image by Steve Buissinne from Pixabay
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od lutego 2026 roku zmieniło codzienność wielu firm. Przedsiębiorcy zaczęli zadawać sobie pytania dotyczące terminów dosyłania dokumentów do platformy, sposobu poprawiania błędów po wystawieniu pierwotnej faktury oraz właściwego przekazywania zakresu czynności pracownikom i podmiotom zewnętrznym. Trzy obszary wzbudzają najwięcej praktycznych wątpliwości i decydują o płynności procesów księgowych w firmie. Poniżej omówienie wynikające z aktualnego stanu prawnego.
Wystawianie faktur w nowym systemie odbywa się w dwóch wymiarach. Pierwszym jest termin wynikający z ustawy o VAT, drugim moment przesłania dokumentu do platformy. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług fakturę sporządza się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru albo wykonano usługę. Analogiczna reguła obowiązuje przy zaliczce otrzymanej przed dostawą lub wykonaniem usługi: dokument powstaje do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpływu środków. Pytanie o to, ile czasu na wysłanie faktury do KSeF ma podatnik, sprowadza się do prawidłowego zrozumienia art. 106na ustawy o VAT. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do platformy, czyli w chwili nadania numeru identyfikującego dokument. Oznacza to, że samo wygenerowanie pliku XML w zewnętrznym programie nie wystarczy. Dokument musi trafić do systemu w terminie ustawowym, a najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Co istotne, faktura nie musi zostać dosłana w dniu dokonania transakcji – ważne, by znalazła się w platformie przed upływem ustawowego okresu. Najwcześniejszy moment sporządzenia dokumentu również podlega ograniczeniom. Faktury nie wystawia się wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem zapłaty. Wyłączone z tego ograniczenia są między innymi usługi najmu, dzierżawy, mediów oraz stałej obsługi prawnej i biurowej, pod warunkiem że dokument zawiera oznaczenie okresu rozliczeniowego.
Po wystawieniu pierwotnej faktury mogą zajść okoliczności wymagające korekty. Faktury korygujące w KSeF wystawia się zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w sytuacji zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, zwrotu towarów, zwrotu całości lub części zapłaty oraz stwierdzenia pomyłki w dowolnej pozycji dokumentu. Każdy taki dokument musi przejść przez platformę i zyskać numer identyfikujący, tak samo jak faktura pierwotna. Sposób ujęcia korekty in plus w deklaracji zależy od przyczyny zmiany. Gdy podstawa zwiększyła się z powodu okoliczności istniejących już w chwili wystawienia faktury pierwotnej, korekta trafia do rozliczenia za okres faktury pierwotnej. Jeżeli przyczyna powstała później – na przykład w wyniku nowych ustaleń handlowych – korektę ujmuje się w miesiącu jej wystawienia. Obowiązkowy system zlikwidował notę korygującą. Nabywca traci możliwość samodzielnego poprawienia błędów formalnych, dlatego każdy nieprawidłowy zapis – nawet drobny – wymaga ustrukturyzowanej korekty wystawionej przez sprzedawcę. Tryb offline24 dodaje elastyczności. Faktura sporządzona z kodem QR i wysłana do platformy najpóźniej następnego dnia roboczego zachowuje datę z pola P_1 jako datę wystawienia. Mechanizm ten chroni przed konsekwencjami chwilowej awarii dostępu, pozwalając zachować ustawowy termin nawet wtedy, gdy ostatni dzień terminu wypada akurat w czasie problemów technicznych.
Wystawianie i odbiór dokumentów ustrukturyzowanych może być powierzony osobom innym niż sam podatnik. Zasady te reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z § 3 ust. 1 tego aktu uprawnienia w KSeF obejmują cztery główne kategorie: nadawanie i odbieranie dostępu, wystawianie lub przeglądanie faktur ustrukturyzowanych oraz dokumentów w trybie offline24, awaryjnym i niedostępności, wystawianie faktur w ramach samofakturowania, a także sporządzanie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA przy użyciu platformy. Model standardowy przewiduje dwa kanały. Uprawnienia bezpośrednie podatnik nadaje konkretnym osobom fizycznym, na przykład pracownikom własnej firmy. Uprawnienia pośrednie kieruje się do podmiotu, na przykład biura rachunkowego, które następnie zarządza dostępami swoich pracowników. Wybór zależy od skali działalności, liczby osób obsługujących klienta oraz preferowanego poziomu kontroli ze strony podatnika. Sama procedura przebiega elektronicznie lub papierowo. Ścieżka elektroniczna, opisana w § 4 ust. 1 rozporządzenia, polega na nadaniu lub odebraniu dostępu poprzez oprogramowanie interfejsowe po wcześniejszej weryfikacji posiadanych uprawnień. Wariant papierowy, regulowany w § 5 ust. 1, jest przewidziany dla podatników i podmiotów nieposiadających możliwości uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Polega na złożeniu zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W obu przypadkach wymagane jest podanie NIP-u podatnika, adresu poczty elektronicznej, a w przypadku osoby fizycznej jej numeru NIP lub PESEL, imienia i nazwiska oraz danych identyfikacyjnych.
Pracownik upoważniony przez pracodawcę nie musi zakładać własnego konta w platformie. Wystawia dokumenty w imieniu podatnika po uwierzytelnieniu się w systemie. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że jedna osoba może otrzymać pełen zakres czynności lub jego część. Dopuszczalne jest rozdzielenie zakresów na kilka osób – ktoś otrzymuje wyłącznie dostęp do faktur, inna osoba dodatkowo prawo do ich wystawiania, jeszcze inna do nadawania i odbierania dostępu kolejnym osobom. Możliwe są również układy mieszane, dostosowane do podziału obowiązków w firmie. Zgłoszenia elektroniczne zaczynają działać niezwłocznie po przetworzeniu dyspozycji przez system. Wnioski papierowe ZAW-FA są wprowadzane przez urząd skarbowy po wcześniejszej weryfikacji formalnej, w tym podpisów osób reprezentujących podmiot. Przy wysyłce pocztowej warto uwzględnić czas doręczenia przesyłki. Adres poczty elektronicznej podany w zawiadomieniu służy do powiadomień o nadaniu dostępu. Każda dyspozycja kierowana jest do konkretnej osoby fizycznej identyfikowanej numerem NIP, PESEL lub innymi danymi pozwalającymi ją wskazać. Zakresy można w każdej chwili zmienić lub odebrać, co daje przedsiębiorcom pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie operuje fakturami w imieniu firmy. Praktyczne instrukcje, omówienia przepisów oraz wzory zawiadomień znajdują się w zasobach serwisu Poradnik Przedsiębiorcy, prowadzonego przez Web INnovative Software Sp. z o.o.
