Kontrola podatkowa w firmie – jak się przygotować?

Kontrola podatkowa to moment, który wywołuje stres u każdego przedsiębiorcy. Odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur pozwalają jednak przejść przez ten proces sprawnie i bez zbędnych komplikacji.

Pierwsze kroki po otrzymaniu zawiadomienia

Gdy otrzymasz zawiadomienie o kontroli, nie panikuj – masz czas. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni od doręczenia pisma.

Przede wszystkim przeanalizuj dokładnie:

• Zakres kontroli – który podatek i jaki okres będzie sprawdzany
• Dane organu – kto prowadzi kontrolę i na jakiej podstawie
• Termin rozpoczęcia – kiedy pojawią się kontrolerzy

Przeprowadź natychmiastową samokontrolę

Zanim przyjadą kontrolerzy, sprawdź własne rozliczenia:

• Porównaj deklaracje z księgami rachunkowymi
• Zweryfikuj zgodność rejestrów VAT z JPK_VAT
• Sprawdź kompletność dokumentacji
• Zidentyfikuj potencjalne problemy

Ważne: Jeśli wykryjesz błędy, rozważ złożenie korekty przed rozpoczęciem kontroli. Po jej wszczęciu możliwość korekty zostaje zawieszona.

Dokumentacja – podstawa sukcesu

Uporządkowana dokumentacja to klucz do sprawnej kontroli. Przygotuj:

Dokumenty podstawowe:

• Księgi rachunkowe lub PKPiR
• Rejestry VAT i pliki JPK_VAT
• Wszystkie deklaracje podatkowe
• Faktury sprzedaży i zakupu
• Wyciągi bankowe i raporty kasowe
• Umowy z kontrahentami

Dokumenty wewnętrzne:

• Polityka rachunkowości
• Procedura należytej staranności VAT
• Regulaminy wewnętrzne
• Interpretacje podatkowe (jeśli posiadasz)

Zestawienia pomocnicze:

• Obroty z kontrahentami
• Raporty obrotów i sald
• Rozliczenia VAT według stawek

Wszystko posegreguj chronologicznie i tematycznie. Stwórz teczki dla każdego miesiąca i kategorii dokumentów.

Przebieg kontroli – Twoje prawa

Podczas kontroli przysługują Ci konkretne prawa:

• Prawo do pełnomocnika – możesz ustanowić doradcę podatkowego lub prawnika
• Prawo do odmowy – nie musisz odpowiadać na pytania mogące narazić Cię na odpowiedzialność karną
• Prawo do weryfikacji – sprawdź legitymacje kontrolerów i zakres upoważnienia

Pamiętaj też o obowiązkach:

• Udostępniaj dokumenty za pokwitowaniem
• Udzielaj wyjaśnień (najlepiej na piśmie)
• Zapewnij kontrolerom warunki do pracy

Po zakończeniu kontroli

Otrzymasz protokół kontroli zawierający ustalenia kontrolerów. Masz 14 dni na zgłoszenie zastrzeżeń.

Jak zareagować?

Jeśli zgadzasz się z ustaleniami:

• Złóż korektę deklaracji
• Zapłać zaległy podatek z odsetkami
• Unikniesz postępowania podatkowego

Jeśli się nie zgadzasz:

• Złóż pisemne zastrzeżenia w terminie 14 dni
• Przedstaw własną wersję zdarzeń z dowodami
• Powołaj się na konkretne przepisy prawne

Pamiętaj: Brak zastrzeżeń = akceptacja ustaleń. W późniejszym postępowaniu trudno będzie je zakwestionować.

Najczęstsze problemy podczas kontroli

Prawo do odliczenia VAT:

• Faktury od nieistniejących kontrahentów
• Brak należytej staranności
• Transakcje niezwiązane z działalnością

Koszty uzyskania przychodów:

• Wydatki niemające związku z firmą
• Koszty prywatne księgowane jako firmowe
• Brak uzasadnienia ekonomicznego

Samochody służbowe:

• Użytek prywatny bez rozliczeń
• Brak ewidencji przebiegu pojazdu
• Nieprawidłowe odliczenie VAT

Kiedy potrzebne jest wsparcie eksperta?

Profesjonalne doradztwo podatkowe jest kluczowe, gdy:

• Kontrola dotyczy dużych kwot lub złożonych rozliczeń
• Organ kwestionuje prawo do odliczeń
• Grozi postępowanie karne skarbowe
• Potrzebujesz przygotować zastrzeżenia do protokołu

HWW.pl oferuje kompleksowe doradztwo podatkowe, w tym:

• Przygotowanie do kontroli i audyt dokumentacji
• Reprezentację podczas kontroli
• Profesjonalne zastrzeżenia do protokołu
• Reprezentację w postępowaniach podatkowych i sądowych

Podsumowanie – kluczowe zasady

Kontrola podatkowa nie musi oznaczać katastrofy, jeżeli:

1. Zachowasz spokój – emocje nie pomagają
2. Przygotujesz dokumentację – porządek to podstawa
3. Znasz swoje prawa – nie daj się zastraszyć
4. Współpracujesz z organem – ułatwia przebieg kontroli
5. Reagujesz odpowiednio – składaj zastrzeżenia gdy to konieczne
6. Korzystasz z ekspertów – profesjonalne wsparcie może uratować firmę

Zapobieganie jest lepsze niż leczenie – regularne audyty podatkowe i bieżące konsultacje z doradcami to inwestycja minimalizująca ryzyko kontroli.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu do kontroli?

Skontaktuj się z ekspertami z Kancelarii HWW. Więcej praktycznych wskazówek znajdziesz w szczegółowym przewodniku przygotowania do kontroli podatkowej - https://hww.pl/jak-przygotowac-sie-do-kontroli-podatkowej.