Kontrola podatkowa i czynności sprawdzające – dwa różne tryby działania urzędu

Jako biuro rachunkowe z Łodzi, które na co dzień wspiera firmy z sektora MŚP, widzimy, że nieznajomość tych różnic prowadzi do kosztownych błędów. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie są oba tryby, o co urząd może pytać, a o co pytać nie powinien – i kiedy warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia.

Czym są czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające to najprostsza i najmniej formalna forma działania urzędu skarbowego. Ich podstawą jest Ordynacja podatkowa, a celem – szybkie zweryfikowanie poprawności złożonych deklaracji, zeznań lub wpłat podatku.

W praktyce czynności sprawdzające najczęściej dotyczą:

• błędów rachunkowych w deklaracjach VAT lub PIT,
• braku podpisu lub załącznika do zeznania,
• rozbieżności pomiędzy JPK a deklaracją,
• terminowości wpłat podatków.

Na tym etapie urząd zwykle kontaktuje się listownie, telefonicznie lub przez e-Urząd Skarbowy. Co ważne – nie jest to kontrola, a przedsiębiorca nie otrzymuje zawiadomienia o jej wszczęciu.

O co urząd może prosić w ramach czynności sprawdzających?

Zakres żądań jest ograniczony. Urzędnik może poprosić m.in. o:

• złożenie wyjaśnień do konkretnej pozycji w deklaracji,
• korektę deklaracji lub JPK,
• potwierdzenie danych z dokumentów źródłowych (np. jednej faktury).

Czego urząd nie powinien żądać?

To bardzo ważny moment, w którym przedsiębiorcy często nieświadomie przekraczają swoje obowiązki. W ramach czynności sprawdzających urząd nie ma prawa:

• żądać pełnej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych,
• analizować wszystkich faktur sprzedażowych i kosztowych,
• przesłuchiwać przedsiębiorcy lub pracowników,
• wchodzić do siedziby firmy bez zgody podatnika.

Jeżeli zakres pytań zaczyna przypominać kompleksową analizę działalności, warto zachować ostrożność i skonsultować sytuację z księgowym. W takich momentach wsparcie, jakie zapewnia Biuro rachunkowe MARKA z Łodzi, pozwala uniknąć niepotrzebnego ryzyka.

Czym jest kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa to formalne postępowanie prowadzone przez urząd skarbowy w celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca prawidłowo wywiązuje się z obowiązków podatkowych. W przeciwieństwie do czynności sprawdzających, kontrola:

• jest wszczynana na podstawie zawiadomienia (z wyjątkami),
• ma określony zakres i okres,
• jest dokumentowana protokołem kontroli.

Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie firmy, jak i w biurze rachunkowym prowadzącym księgowość. W praktyce coraz częściej dotyczy ona firm korzystających z usług księgowych online, również spoza regionu, co pokazuje, że usługi księgowe w Łodzi mogą skutecznie obsługiwać klientów z całej Polski.

Jakie uprawnienia ma urząd w trakcie kontroli?

Podczas kontroli podatkowej urząd ma znacznie szersze możliwości. Może m.in.:

• żądać pełnej dokumentacji księgowej,
• sprawdzać umowy, ewidencje i dowody zapłaty,
• przesłuchiwać przedsiębiorcę i świadków,
• dokonywać oględzin miejsca prowadzenia działalności.

Czego urząd nie może żądać nawet podczas kontroli?

Mimo szerokich uprawnień, także kontrola podatkowa ma swoje granice. Urzędnik nie powinien:

• żądać dokumentów niezwiązanych z zakresem kontroli,
• sprawdzać okresów, które nie zostały wskazane w upoważnieniu,
• zatrzymywać oryginałów dokumentów bez pokwitowania,
• wywierać presji na składanie natychmiastowych wyjaśnień bez czasu na analizę.

W praktyce wiele sporów z urzędem wynika z braku reakcji przedsiębiorcy na przekroczenie tych granic. Dlatego łódzkie biuro rachunkowe, które zna realia kontroli i potrafi reagować na bieżąco, jest realnym zabezpieczeniem interesów firmy.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Z perspektywy biura obsługującego księgowość w Łodzi, do najczęstszych błędów należą:

• przekazywanie zbyt szerokiej dokumentacji przy czynnościach sprawdzających,
• składanie pochopnych wyjaśnień bez konsultacji z księgowym,
• ignorowanie pism z urzędu,
• brak korekt mimo oczywistych błędów.

Konsekwencje mogą być dotkliwe: odsetki podatkowe, mandaty karne skarbowe, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność osobista przedsiębiorcy.

Kiedy warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego?

Wsparcie specjalistów jest szczególnie istotne, gdy:

• urząd żąda dokumentów, których zakres budzi wątpliwości,
• kontrola obejmuje kilka lat podatkowych,
• firma korzysta z rozliczeń VAT, JPK lub ulg podatkowych,
• przedsiębiorca prowadzi działalność w Łodzi i okolicach, ale obsługuje klientów w całej Polsce.

W takich sytuacjach biura księgowe w Łodzi, które mają doświadczenie w kontaktach z urzędami, realnie chronią przedsiębiorców przed kosztownymi błędami. Przykładem jest Biuro rachunkowe Łódź – MARKA, które wspiera firmy zarówno stacjonarnie, jak i online.

Podsumowanie

Czynności sprawdzające i kontrola podatkowa to dwa różne narzędzia urzędu skarbowego. Kluczowe jest, aby przedsiębiorca znał swoje prawa i obowiązki oraz potrafił rozpoznać moment, w którym urząd przekracza swoje uprawnienia. Świadome podejście do tych procedur to nie tylko spokój, ale też realne oszczędności.

Jeżeli prowadzisz firmę w regionie Łódź i okolice księgowość chcesz mieć pod stałą kontrolą, a kontakt z urzędem nie ma być źródłem stresu, współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym to jedna z najlepszych decyzji biznesowych.