Jak Dynamics 365 Business Central zwiększa efektywność firm projektowych

Firmy projektowe rosną zwykle szybciej niż ich systemy IT. Częste są sytuacje, gdy informacje o kosztach są w jednym miejscu, rozliczenie godzin w drugim, komunikacja opiera się na mailach, a budżet „żyje” w kolejnej wersji Excela. Efekt to opóźnione decyzje, nerwowe domykanie miesiąca i marża, która znika „po cichu”. Właśnie tu system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central robi różnicę: porządkuje dane projektowe i finansowe w jednym systemie, dzięki czemu możesz skalować liczbę projektów bez utraty kontroli.

Projekty, finanse, czas pracy i dokumenty w jednym ekosystemie

W firmach „żyjących z projektów” największym problemem nie jest brak danych, tylko ich rozproszenie. Gdy koszty spływają z opóźnieniem, a godziny pracy są zapisywane różnie (albo wcale), kierownik projektu i finanse pracują na niepełnym obrazie. Dynamics 365 Business Central porządkuje ten chaos, łącząc moduł projektów z finansami, ewidencją czasu, fakturowaniem i raportowaniem – a do tego może współpracować z narzędziami Microsoft 365, Power Apps, Power BI czy Power Automate. 

Co to daje operacyjnie?

• mniej ręcznego „sklejania” danych z wielu źródeł,
• krótsza droga od zdarzenia (np. faktura podwykonawcy) do informacji zarządczej (wpływ na budżet/marżę),
• spójne raportowanie dla PM, CFO i zarządu.

Kontrola budżetu i marży w Dynamics 365 Business Central: decyzje zanim będzie za późno

Excel świetnie sprawdza się do prostych kalkulacji, ale przy większych projektach jego ograniczenia wychodzą szybko: ręczne aktualizacje, konflikty wersji, brak automatyzacji i brak monitoringu „tu i teraz”. Najbardziej boli to, że o przekroczeniach budżetu dowiadujesz się zwykle dopiero po czasie – kiedy faktury już przyszły, a pole manewru jest małe.

W Business Central koszty projektu mogą być rejestrowane systemowo na podstawie dokumentów i zdarzeń (np. faktur, rozliczeń godzin, wydatków), a potem porównywane z budżetem na bieżąco – nawet do poziomu etapu czy zadania. Dzięki temu:

• widzisz marżę projektu w czasie rzeczywistym,
• dostajesz sygnał, gdy koszty zbliżają się do limitu,
• możesz renegocjować zakres lub stawki, zanim projekt zacznie „zjadać” zysk.

Praktyczna różnica jest taka, że zamiast rozliczać projekt tydzień po zakończeniu i zastanawiać się „kiedy to się rozjechało”, zarządzasz odchyleniami w trakcie realizacji.
Więcej informacji o systemie Business Central znajdziesz na stronie https://nav24.pl/business-central/.

Ewidencja czasu i obciążenie zasobów: koniec zgadywania w „time & material”

W firmach projektowych czas pracy to często kluczowy koszt i jednocześnie podstawa rozliczeń. Jeśli timesheety są spóźnione, niepełne lub rozproszone, tracisz podwójnie: na kontroli rentowności i na przychodach (zwłaszcza w modelu Time & Material).

W podejściu Nav24 rozwiązanie może łączyć system ERP z aplikacją Power Apps do rejestracji czasu: pracownik loguje godziny z telefonu/komputera, zawsze z przypisaniem do projektu, zadania i klienta, a dane automatycznie zasilają koszty i rozliczenia w ERP. Kierownik projektu widzi obciążenie zespołu i przepracowane godziny „na żywo”, a zarząd może analizować wykorzystanie zasobów w przekroju osób, projektów i klientów. 

Dodatkowo, sam moduł projektów w Dynamics 365 Business Central wspiera planowanie i budżetowanie projektów, definiowanie struktury (kamienie milowe, zadania), alokowanie czasu zasobów i rozliczanie prac w różnych modelach (Time & Material, Fixed Price lub mieszany).

Fakturowanie etapowe i cashflow: harmonogram płatności pod kontrolą

W projektach długoterminowych płynność potrafi „uciec” między zaliczką a fakturą końcową. Jeśli nie masz uporządkowanego fakturowania etapowego i harmonogramu płatności, firma realnie kredytuje realizację projektu z własnych środków.

System ERP Dynamics 365 Business Central pozwala budować harmonogram fakturowania powiązany z etapami: zaliczki, faktury częściowe, końcowe oraz rozliczenia według postępu. System pomaga pilnować terminów i wiąże faktury z budżetem projektu, co ułatwia przewidywanie cashflow. W praktyce wiesz, ile już jest „zarobione”, ile w toku (WIP) i ile jeszcze zostało do zafakturowania na każdym projekcie. To rozwiązanie, które zapewnia przewagę.

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule https://comparic.pl/dynamics-365-business-central-system-erp-ktory-daje-firma-przewage/.

Raportowanie i integracje: mniej ręcznej roboty, szybsze reakcje

Efektywność firm projektowych rośnie najbardziej wtedy, gdy raportowanie nie wymaga ręcznej pracy, a „alerty” przychodzą zanim pojawi się problem. Business Central oferuje monitoring budżetu w czasie rzeczywistym, a dzięki integracjom można automatyzować procesy (np. powiadomienia, gdy wydatki zbliżają się do limitu) oraz tworzyć raporty zarządcze Business Intelligence. 

Warto też pamiętać o warstwie współpracy: rozwiązania Microsoft Teams i SharePoint mogą porządkować komunikację i dokumenty projektowe (kanały per projekt, repozytorium z wersjonowaniem i kontrolą dostępu), co ogranicza chaos informacyjny wokół ustaleń, umów i plików. 

Nav24 jako partner wdrożeniowy Business Central dla firm projektowych

Nav24 wdraża rozwiązania dla firm projektowych (m.in. biura architektoniczno–inżynieryjne, firmy budowlane, instalacyjne, inżynieryjne, consultingowe i IT), łącząc Business Central z dodatkami i integracjami dopasowanymi do sposobu pracy zespołów projektowych.

Co wyróżnia podejście Nav24:

• Start od realnych potrzeb: proces rozpoczyna się od poznania procesów klienta i doboru zakresu tak, by zaimplementować system sprawnie i bez zbędnych kosztów, a następnie rozwijać go o kolejne moduły wraz ze wzrostem firmy.
• Rozwiązania dla firm żyjących z projektów: np. połączenie Business Central z aplikacją Power Apps do rejestracji czasu oraz raporty Power BI pokazujące marżę, rentowność klientów i obłożenie zespołów.
• Spójność finansów i zgodność z wymaganiami: w kontekście firm projektowych Nav24 podkreśla połączenie projektów i finansów oraz zgodność obszaru finansowo-księgowego z polskimi przepisami (np. JPK, KSeF, split payment).
• Metodyka wdrożenia: Nav24 wskazuje, że wdraża Business Central zgodnie z metodyką Microsoft Sure Step i bazuje na doświadczeniu z wieloma projektami wdrożeniowymi.

Przykłady z praktyki: integracja zamiast ręcznego przepisywania

W przeprowadzonych przez Nav24 wdrożeniach Business Central w firmach projektowych przewija się jeden wspólny mianownik: integracja procesów projektowych z ERP eliminuje ręczne korekty i rozbieżności danych. Powszechne są sytuacje, w których implementacja Business Central z rozszerzeniem do zarządzania projektami usprawniło przepływ danych między ewidencją czasu, wydatkami i księgowością, ograniczając wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji oraz wspierając skalowanie organizacji. 

Podsumowanie

Business Central zwiększa efektywność firm projektowych głównie przez trzy rzeczy:

1. daje bieżącą kontrolę budżetu i marży (zamiast rozliczeń „po fakcie”),

2. porządkuje ewidencję czasu i obciążenie zasobów,

3. wspiera fakturowanie etapowe i przewidywalność cashflow.

Do tego dochodzą raporty i automatyzacje, które zdejmują z ludzi ręczne, powtarzalne czynności – a więc realnie uwalniają czas na zarządzanie projektami, a nie zarządzanie danymi.