Dokumenty do emerytury zaginęły? Pomoc znajdziesz w archiwach. Sprawdź bazę dawnych zakładów

Nie każdy ma dziś komplet dokumentów potwierdzających zatrudnienie sprzed 1999 roku. A to właśnie one mogą mieć wpływ na wysokość przyszłej emerytury, renty czy kapitału początkowego. ZUS wylicza świadczenia na podstawie tego, co ma w systemie, a jeśli czegoś brakuje, emerytura może być niższa niższa, niż wtedy, gdy ZUS ma komplet danych. 

Obecnie składki wpływają na indywidualne konta, ale kiedyś tak nie było. Dlatego ważne jest, by mieć potwierdzenia zatrudnienia i zarobków z przeszłości. Problem pojawia się, gdy dokumenty przepadły w czasie powodzi, po likwidacji zakładu pracy albo po prostu nie zostały należycie zabezpieczone.

Warto zacząć od sprawdzenia, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli tak, powinien wystawić byłemu pracownikowi stosowne zaświadczenia. Jeśli nie, trzeba ustalić jego dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa do poszukiwań w archiwach i instytucjach zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej – mówi Iwona Kowalska-Matis, rzeczniczka ZUS na Dolnym Śląsku.

Dokumenty mógł przejąć następca prawny, np. spółka handlowa powstała po przekształceniu przedsiębiorstwa, urząd wojewódzki albo konkretne ministerstwo. Warto też zajrzeć do bazy zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy, którą prowadzi ZUS – dostępna jest na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nieco łatwiej mają osoby, które pracowały w małych firmach zatrudniających do 20 osób, tam pracodawcy składali imienne deklaracje do ZUS, więc dane mogą być już w systemie.

Jeśli dokumenty zaginęły i nie ma już zakładu ani jego następcy, warto zwrócić się do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Od 2004 roku przechowuje ono akta pracownicze z firm, które upadły lub zostały zlikwidowane. Można tam uzyskać kopie dokumentów i oficjalne zaświadczenia.

Przy ustalaniu prawa do świadczeń liczą się zaświadczenia, świadectwa pracy, legitymacje ubezpieczeniowe, a także wpisy z książeczkowych dowodów osobistych, umowy o pracę, legitymacje służbowe czy pisma służbowe z czasu zatrudnienia. Nawet jeśli dokumenty nie są kompletne, mogą pomóc udowodnić staż i wysokość zarobków, jeśli tylko da się z nich jednoznacznie wyczytać, że ktoś faktycznie pracował i kiedy.