1 kwietnia rozpoczyna się drugi etap obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Od tego dnia faktury w systemie będą musieli wystawiać przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł. Z obowiązku wyłączono najmniejsze podmioty, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. W ich przypadku termin przesunięto do 1 stycznia 2027 roku. Jednocześnie za błędy w korzystaniu z systemu w 2026 roku nie będą nakładane sankcje.

Obowiązek już częściowo działa, a teraz obejmie kolejną grupę firm

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w jednej, ujednoliconej formie. Obowiązek odbierania faktur w systemie obowiązuje już od 1 lutego 2026 roku, natomiast od kwietnia rozszerza się obowiązek ich wystawiania na kolejną grupę przedsiębiorców.

Przed nami II etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Bardzo nas cieszy, że już teraz duża grupa firm wystawia faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie mają takiego obowiązku. Obecnie jest to ponad 306 tys. firm. Do wdrożenia obowiązku zostało jeszcze kilka dni, dlatego zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu – powiedział Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Wszystkie faktury w jednym miejscu i mniej papierów w firmie

System pozwala przechowywać wszystkie faktury w jednym miejscu i automatycznie je archiwizuje. Oznacza to mniej dokumentów papierowych i łatwiejszy dostęp do danych. KSeF umożliwia także automatyzację procesów księgowych i zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

KSeF wiąże się ze zmianą nawyków i procesów fakturowania. Zachęcamy, aby nie bać się i próbować korzystać z systemu. Bardzo szybko zauważą państwo, że KSeF to prawdziwe ułatwienie dla firm. Aby pomóc przedsiębiorcom przejść przez tę zmianę, za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu – dodał Sekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów.

Ministerstwo udostępnia darmowe narzędzia do obsługi faktur

Z systemu można korzystać poprzez bezpłatne narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur, ich wyszukiwanie oraz pobieranie w formatach XML i PDF. Dostępna jest także aplikacja mobilna, która pozwala zarządzać fakturami i danymi firmy z dowolnego miejsca.

Nasze narzędzia od początku powstawały we współpracy z przedsiębiorcami. Dziękujemy za wszystkie informacje i merytoryczne sugestie napływające z rynku – analizujemy je na bieżąco. Stanowią one dla nas cenną informację zwrotną i jednocześnie punkt wyjścia do dalszych prac. Tak jak obiecaliśmy, pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu. Zamierzamy zmienić opisy niektórych pól, aby były bardziej czytelne dla użytkowników oraz uprościć możliwość zgłaszania faktur „scamowych”. Od 1 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – podkreślił Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Jest wsparcie, szkolenia i pomoc techniczna dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy mogą korzystać z całodobowej infolinii Krajowej Administracji Skarbowej, która pomaga zarówno w sprawach technicznych, jak i merytorycznych. Możliwe jest także uzyskanie wsparcia w urzędach skarbowych oraz skorzystanie ze specjalnych stanowisk komputerowych.

Od 2 marca prowadzone są również szkolenia pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży”, organizowane w formie stacjonarnej i online. Ich celem jest przygotowanie przedsiębiorców do obowiązkowego korzystania z systemu.