SMS to jedna z tych form kontaktu, które bardzo cenimy za szybkość i bezpośredniość, ale w kontekście kontaktów służbowych można tu łatwo wpaść w pułapkę nadmiernej swobody, kiedy piszemy do współpracownika albo kontrahenta tak, jak pisalibyśmy do znajomego.
Przed wysłaniem SMS-a w sprawach służbowych trzeba na chwilę się zatrzymać i zastanowić, co piszemy, do kogo i o której godzinie. To niewielki wysiłek, który całkiem sporo zmienia w relacjach z ludźmi, z którymi pracujemy na co dzień.

Przedstaw się

Warto przy pierwszym kontakcie po prostu się przedstawić. Wiadomość od nieznanego numeru bez podpisu sprawia, że druga osoba nie wie, z kim rozmawia. To nie świadczy o nadawcy najlepiej. Wystarczy jedno zdanie wprowadzenia i podpis, żeby rozmowa nie zaczynała się od niepotrzebnego i irytującego domyślania.

Kiedy pisać w sprawach służbowych?

To, że ktoś ma telefon w kieszeni, nie oznacza, że jest dostępny 24/7. Przyjęło się, że bezpieczne godziny na SMS-y służbowe to 8:00–18:00. W sytuacjach awaryjnych ten zakres przesuwa się do 21:00, ale wiadomość o 6:00 rano lub 22:00 wieczorem to po prostu brak wyczucia. Umówmy się: jeśli sprawa nie wymaga wezwania straży pożarnej, może poczekać do rana.

Uważaj na emotki i niedopowiedzenia

Wiadomości służbowe rządzą się prostą zasadą: krótko, jasno, na temat. Bez slangu, bez skrótów, które drugi człowiek może rozumieć inaczej niż my, i bez emotikonów, które w kontekście zawodowym bywają zaskakująco wieloznaczne, a SMS nie daje kontekstu. Dlatego lepiej napisać jedno zdanie więcej niż zostawić pole do interpretacji.

Czy można pisać o wszystkim?

Są oczywiście sprawy, które po prostu nie nadają się na SMS-a. Trudne tematy, kwestie poufne, rzeczy wymagające wyjaśnienia, cokolwiek, co wymaga niuansu - nie jest materiałem na krótką wiadomość tekstową. W takich sytuacjach wiadomość tekstowa tylko wydłuża drogę do porozumienia. Rozmowa albo mail załatwiają więcej i szybciej. A jeśli coś jest naprawdę pilne - zawsze lepiej wtedy zadzwonić.

Etykieta na luzie

Ten artykuł powstał w ramach cotygodniowego cyklu o dobrych manierach - takich, które nie krępują, ale ułatwiają życie.
Jeśli szukacie więcej takich praktycznych podpowiedzi - zaglądajcie na stronę Etykieta na luzie na Facebooku i LinkedIn. Porozmawiajmy o dobrych manierach z klasą i poczuciem humoru. Nie po to, żeby prawić morały, ale żeby żyło się po prostu lepiej.