Właściwe rozliczanie czasu pracy kierowców jest bardzo ważne z wielu powodów. Z jednej strony wypełnia się wymogi prawa, z drugiej – dochodzą kwestie wynagradzania i zarządzania kosztami. Coraz częściej w ewidencji kierowców używa się zaawansowanych narzędzi cyfrowych.

Zarządzanie pojazdami i pracą kierowców bez nowoczesnego oprogramowania i innowacyjnych technologii jest dziś tak naprawdę anachronizmem. Bez cyfrowych narzędzi trudno właściwie planować i nadzorować pracę kierowców, szczególnie gdy flota firmowa jest bardzo duża. Na szczęście na rynku można bez problemu znaleźć wysokiej klasy oprogramowanie do ewidencji czasu pracy kierowców (np. SATIS). Warto zatem szukać sprawdzonych rozwiązań.

Ewidencja czasu pracy kierowców ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmowej floty z kilku powodów. Przede wszystkim trzeba się dostosować do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.). Art. 25 ust. 1 tej ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Do wyboru są różne formy, między innymi zapisy na wykresówkach, sczytywanie danych z tachografów i karty kierowcy w formie cyfrowej lub ich drukowanie, gromadzenie dokumentów potwierdzających czas pracy i prowadzenie rejestrów czasu pracy.

Jednak oprócz tego, że spełnia się obowiązek wynikający z ustawy, ewidencja czasu pracy kierowców potrzebna jest również do rozliczania wynagrodzenia dla zatrudnionych osób. Taka ewidencja pozwala także rozliczać koszty związane z eksploatacją samochodu (np. rozdzielenie kilometrów prywatnych i służbowych). Czy ewidencja czasu pracy kierowców musi być prowadzona ręcznie? Nic z tych rzeczy!

Wspomnieliśmy już na początku artykułu, że na rynku można znaleźć oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Tego rodzaju moduły są coraz popularniejsze w polskich firmach, ponieważ znacznie ułatwiają i przyspieszają pracę osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą i za politykę kadrową. Moduły ewidencji pozwalają gromadzić dane na temat kierowców i ich pracy, a do tego wszelkie informacje prezentowane są przeważnie w wygodnej formie wykresów i tabel. Co więcej, tego rodzaju aplikacje pozwalają nie tylko rozliczać czas pracy kierowców, ale także mogą informować o zbliżających się badaniach lekarskich, terminach odnowień uprawnień, jak również przetwarzać dane na temat urlopów, absencji chorobowych itd.

Narzędzia cyfrowe do ewidencji kierowców to ważne wsparcie w pracy kadr i osób zarządzających flotą. Ważne jednak, żeby wybierać systemy sprawdzone, których dostawca zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne i przeprowadza regularne aktualizacje oprogramowania.