Faktury kosztowe z KSeF

Początek lutego to moment, w którym temat Krajowego Systemu e-Faktur przestaje być teorią. Duże firmy już weszły w obowiązek, a za chwilę dołączą małe działalności gospodarcze, także te prowadzone lokalnie w Legnicy i okolicach. Dla wielu przedsiębiorców to nie jest kwestia wyboru, tylko konieczność, do której trzeba się przygotować, najlepiej zanim pojawią się pierwsze problemy.

Najwięcej pytań dotyczy dziś nie samego wystawiania faktur sprzedażowych, ale faktur kosztowych. Tych dokumentów nikt nie wystawia „dla przyjemności”, a jednak to one decydują o rozliczeniach, podatkach i realnym obrazie finansów firmy. W KSeF zmienia się przede wszystkim odpowiedzialność za te dokumenty.

KSeF zmienia faktury kosztowe

W starym modelu wystarczyło, że faktura przyszła mailem albo leżała w segregatorze. W Krajowym Systemie e-Faktur to za mało. Faktura kosztowa zaczyna „istnieć” dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca ma do niej dostęp, widzi ją, rozumie i może ją rozliczyć. W praktyce oznacza to, że brak kontroli nad fakturami kosztowymi może szybko przerodzić się w problemy księgowe albo podatkowe.

Dla małych firm z Legnicy, gdzie często właściciel sam ogarnia sprzedaż, koszty i księgowość, logowanie się do rządowego systemu, pilnowanie terminów i sprawdzanie, czy dokument faktycznie pojawił się w KSeF, jest po prostu kolejnym obowiązkiem, który zabiera czas.

Faktury dostępne bez logowania do KSeF

W programie do faktur afaktury.pl faktury kosztowe z KSeF są pobierane automatycznie i dostępne w jednym panelu. Przedsiębiorca nie musi logować się do systemu Ministerstwa Finansów, pamiętać osobnych danych ani sprawdzać, czy platforma akurat działa. Wszystkie dokumenty kosztowe, które trafiły do KSeF na dany NIP, są widoczne bezpośrednio na liście faktur w programie.

Wszystkie koszty w jednym miejscu

Przy kilku fakturach kosztowych w miesiącu da się jeszcze wszystko ogarnąć „na oko”. Problem zaczyna się wtedy, gdy dokumentów jest kilkadziesiąt, pochodzą od różnych kontrahentów i dotyczą różnych okresów. W afaktury.pl faktury kosztowe pobrane z KSeF trafiają do jednej listy, która od razu nadaje się do pracy, a nie tylko do przeglądania.

Każdą fakturę możesz wyszukać po konkretnej dacie, kwocie, walucie, typie dokumentu czy roli, w jakiej przedsiębiorca występuje na fakturze. Jeśli szukasz jednej pozycji sprzed kilku miesięcy albo chcesz sprawdzić wszystkie koszty z danego okresu, robisz to w kilka sekund bez przeglądania całej listy. Program do faktur pozwala szybko zawęzić widok tylko do dokumentów, które faktycznie Cię interesują w danym momencie.

Przy każdej fakturze widzisz jej status w Krajowym Systemie e-Faktur. Od razu wiadomo, czy dokument został już zapisany w KSeF, czy jest w trakcie przetwarzania i czy można go bezpiecznie rozliczyć.  Dzięki temu lista faktur kosztowych przestaje być archiwum „na wszelki wypadek”, a zaczyna pełnić rolę narzędzia do codziennej kontroli kosztów. 

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda i co dokładnie możesz zrobić z fakturami kosztowymi pobranymi z Krajowego Systemu e-Faktur, warto zajrzeć do szczegółowego opisu działania tej funkcji. Tam krok po kroku pokazane jest, jak program pracuje z dokumentami kosztowymi, jakie informacje są dostępne od ręki i jak wygląda kontrola statusów KSeF: www.afaktury.pl/faktury-kosztowe-ksef,0,52,10,253/

Co ważne przy awariach KSeF

Jednym z realnych problemów, z którymi przedsiębiorcy już się spotykają, są przerwy w działaniu KSeF. W rządowym systemie awaria oznacza brak dostępu do dokumentów i brak możliwości sprawdzenia, co faktycznie zostało zapisane.

W przypadku pracy w afaktury.pl sytuacja wygląda inaczej. Jeżeli faktury kosztowe zostały wcześniej pobrane z KSeF, masz do nich dostęp nawet wtedy, gdy system rządowy chwilowo nie działa. Dokumenty są dostępne w programie, uporządkowane i gotowe do pracy. A jeżeli wystawiasz fakturę sprzedażową w momencie awarii w KSeF, narzędzie automatycznie wstrzymuje jej wysyłkę i sam ponawia ją, gdy KSeF wraca do działania. Ty dostajesz tylko informację o statusie, bez konieczności pilnowania czegokolwiek ręcznie. Dla małych firm to ogromna różnica. Praca nie staje, a faktury nie „wiszą w powietrzu”.

Faktury kosztowe bez limitu, także w darmowej wersji

Warto podkreślić jedną rzecz, która dla wielu małych firm z Legnicy ma ogromne znaczenie. W afaktury.pl faktury kosztowe pobierane z KSeF nie są objęte limitem liczby dokumentów, również w darmowej wersji programu do faktur. Oznacza to, że możesz przeglądać i analizować wszystkie swoje koszty bez obaw, że nagle zabraknie Ci miejsca albo dostępu.

Na start przedsiębiorca otrzymuje 30 dni pełnego dostępu do wszystkich funkcji programu, co pozwala spokojnie sprawdzić, jak działa KSeF w praktyce. Po zakończeniu okresu testowego nadal można korzystać z programu w darmowym wariancie, a płatne pakiety zaczynają się od niewielkiej kwoty, która w realiach prowadzenia firmy jest po prostu kosztem spokoju.

Krok dalej niż KSeF

Po opanowaniu tematu faktur kosztowych z KSeF, ten program do fakturowania pozwala pójść krok dalej. W jednym narzędziu przedsiębiorca może nie tylko zbierać dokumenty, ale też analizować koszty, sprawdzać strukturę wydatków, kontrolować marżę i mieć uporządkowane archiwum dokumentów finansowych.

Narzędzie umożliwia również wystawianie różnych typów dokumentów, pracę na fakturach walutowych, opóźnianie wysyłki dokumentów do KSeF w celu ich dokładnej weryfikacji czy korzystanie z czytelnych statusów, które pokazują, co faktycznie zostało zapisane w systemie. Zmiany w przepisach są wdrażane po stronie programu, bez konieczności śledzenia komunikatów Ministerstwa Finansów.

KSeF po ludzku

Dla wielu lokalnych przedsiębiorców KSeF to kolejna zmiana narzucona z góry. Program do faktur afaktury.pl powstał właśnie po to, żeby tę zmianę maksymalnie uprościć. Zamiast kilku narzędzi masz jedno miejsce, w którym ogarniasz koszty, faktury i rozliczenia, a techniczne szczegóły KSeF przestają być Twoim problemem.

W momencie, gdy obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie także małe firmy, posiadanie takiego narzędzia jak afaktury.pl przestaje być opcją, a staje się realnym wsparciem w życiu codziennym.