ZUS zasypany wnioskami o doliczenie do stażu pracy okresów poza umową o pracę

Ponad 300 tysięcy wniosków o doliczenie okresów do stażu pracy trafiło już do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co jasno pokazuje skalę zainteresowania nowymi przepisami obowiązującymi od 1 stycznia. Do 26 stycznia klienci złożyli 309 612 wniosków, a pracownicy ZUS rozpatrzyli 228 806 z nich. Zakład wydał 508 469 zaświadczeń, natomiast 49 569 osób otrzymało decyzje odmowne.

Duża liczba wniosków oznacza też dużą liczbę odmów

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpatruje wnioski zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i ma na to 7 dni. Jak podkreśla ZUS, w wielu przypadkach brak decyzji pozytywnej wynika z braku dokumentów potwierdzających okresy podlegania ubezpieczeniom.

Warto poznać zasady składania wniosków i kompletowania dokumentów po to, żeby zaświadczenie z ZUS dostać. Zakład nie wyda zaświadczenia, gdy nie posiada żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę. Tak dzieje się na przykład w przypadku studentów do 26 roku życia, którzy pracując, nie odprowadzali składek do ZUS – mówi Iwona Kowalska-Matis regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku.

Nowe przepisy obowiązują od 2026 roku, ale nie wszędzie jednocześnie

Od 1 stycznia 2026 roku osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Przepisy obejmują od 1 stycznia 2026 roku pracodawców z sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 roku pozostałych pracodawców.

Kodeks pracy jasno wskazuje okresy, które można zaliczyć do stażu pracy pod warunkiem uzyskania z ZUS odpowiedniego zaświadczenia – zastrzega Iwona Kowalska-Matis.

Przepisy dokładnie wskazują, jakie okresy można doliczyć do stażu

Do stażu pracy mogą trafić okresy, w których dana osoba opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą albo współpracująca. Przepisy obejmują również osoby objęte ubezpieczeniami z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej, innej umowy o świadczenie usług, a także członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.

ZUS zalicza także okres ulgi na start, czyli pierwsze sześć miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca podlegał wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Przepisy obejmują również okresy, w których państwo finansowało składki emerytalne i rentowe z tytułu osobistej opieki nad dzieckiem, zarówno w czasie zawieszenia działalności, jak i w przypadku osoby współpracującej.

ZUS przyjmuje wnioski wyłącznie przez eZUS

Osoby zainteresowane składają wnioski wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu eZUS. Od 1 stycznia na platformie działa formularz USP, czyli Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Zakład dodał w menu bocznym osobny kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza.

ZUS przygotowuje i doręcza zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma wyłącznie na konto eZUS. Dokumenty zawierają nadruk imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej, podpis kwalifikowany pracownika ZUS albo pieczęć Zakładu. Wszystkie formy pozostają równoważne.

Zakład jasno wskazuje sytuacje, w których nie wyda zaświadczenia

ZUS wydaje decyzję odmowną między innymi wtedy, gdy klient wskaże okres umowy zlecenia wykonywanej w czasie posiadania statusu ucznia lub studenta przed ukończeniem 26 roku życia. Odmowa pojawia się także wtedy, gdy dana osoba podlegała w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom z innego tytułu, gdy w dokumentach rozliczeniowych występują błędy albo gdy Zakład nie otrzymał wymaganych zgłoszeń.

Jeżeli na koncie klienta nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, wtedy klient otrzymuje decyzję odmowną. Jeśli jednak posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć odpowiednie dokumenty – mówi Iwona Kowalska-Matis.

Klient może uruchomić postępowanie wyjaśniające składając wniosek o postępowanie wyjaśniające elektronicznie przez eZUS, korzystając z wniosku ogólnego POG, listownie na adres wybranej jednostki ZUS albo osobiście w dowolnej placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.