Po burzy wokół słynnego „Witam” (którego – przypomnijmy – w oficjalnej korespondencji lepiej unikać), czas na kolejny klasyk savoir-vivre’u: jak zakończyć wiadomość, żeby nie wyjść na nieokrzesanego lub zbyt poufałego?

Okazuje się, że nawet tak drobny detal, jak pożegnanie w mailu, może zbudować – albo podważyć – profesjonalny wizerunek. Na co zwrócić uwagę? Jakie sformułowania wybierać? I czego unikać?

Jak zakończyć wiadomość – z klasą i adekwatnie?

Przede wszystkim: zakończenie powinno być grzeczne i spójne z tonem całej wiadomości. Inaczej piszemy do nieznanego klienta, a inaczej do współpracownika, z którym wymieniamy piątą wiadomość w tym tygodniu.

• „Z poważaniem” / „Z wyrazami szacunku” / „Łączę wyrazy szacunku”
  To najbardziej formalna i bezpieczna opcja – dobra na początek zawodowej znajomości, w kontaktach biznesowych, urzędowych, z przełożonymi lub osobami, których nie znamy.
• „Pozdrawiam”
  Warto pamiętać, że „Pozdrawiam” nie jest uniwersalne, wiadomości bardziej oficjalne kończymy zwrotami formalnymi (jak wyżej). Nie jest ono także odpowiednie w mailach do osoby o wyższym statusie oraz do nieznanego adresata. W korespondencji półoficjalnej lub z kolegami z pracy, "Pozdrawiam" może być odpowiednie i nadaje się do większości zawodowych wiadomości, jeśli to już kolejna wymiana maili z tą samą osobą.
• „Miłego dnia” / „Dobrego weekendu”
  To zwroty swobodne, ale nadal akceptowalne – o ile dobrze pasują do relacji i tonu wiadomości, ale w mailach służbowych bądź oficjalnych do instytucji czy urzędów, tak nie piszemy.

Czego unikać?
„Pozdrawiam cieplutko”, „Uściski”, „Ściskam mocno” – mogą brzmieć uroczo w wiadomości do cioci Basi, ale w mailach służbowych są zbyt infantylne i nieprofesjonalne.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

- nie mieszaj stylów – jeśli zaczynasz od „Szanowna Pani”, to kończ równie oficjalnie np. „Z poważaniem”, a jak od „Cześć Aniu”, to na końcu napisz raczej „Pozdrawiam” niż „Z wyrazami szacunku”;

- nie stawiaj przecinka po zwrocie kończącym (np. „Pozdrawiam” czy „Z poważaniem”), bo to nie jest zakończenie zdania, tylko osobny element wiadomości.

- zadbaj o podpis i stopkę – w korespondencji prywatnej wystarczy imię lub imię i nazwisko. W służbowym mailu poniżej imienia i nazwiska powinny znaleźć się też dane kontaktowe (np. nr telefonu, czasami nr pokoju) i stanowisko, najlepiej w postaci stałej stopki, która automatycznie jest wstawiana przez program pocztowy do każdej wiadomości.

- pamiętaj o asymetrii relacji – to, że Twój przełożony pisze „Pani Kasiu” i „Pozdrawiam”, nie znaczy, że Ty możesz odpisać „Panie Stasiu”. Zawsze lepiej zacząć formalnie i ewentualnie rozluźnić ton dopiero w razie wyraźnego sygnału z drugiej strony.

Etykieta na luzie

Ten artykuł powstał w ramach cotygodniowego cyklu o dobrych manierach - takich, które nie krępują, ale ułatwiają życie.
Jeśli szukacie więcej takich praktycznych podpowiedzi - zaglądajcie na stronę Etykieta na luzie na Facebooku i LinkedIn. Porozmawiajmy o dobrych manierach z klasą i poczuciem humoru. Nie po to, żeby prawić morały, ale żeby żyło się po prostu lepiej.